Natagora vous soutient dans l'utilisation d'outils de communication

Cela fait désormais plusieurs mois que la situation sanitaire nous contraint à revoir nos habitudes.

Comment communiquer en interne au sein de nos groupes alors que les réunions sont interdites?

Comment organiser un événement grand public lorsque le présentiel ne le permet pas?

Si vous vous êtes posé ces questions, il est possible que vous ayez envisagé de tester l'un ou l'autre outil virtuel et nous nous en réjouissons. Aujourd'hui nous souhaitons apporter un soutien plus structurel aux groupes qui en font la demande.

Fidèles à notre volonté de respecter l'autonomie de nos groupes, nous n'avons pas l'intention de vous obliger à utiliser tel ou tel outil.

Notre soutien passe donc par quelques conseils généraux ainsi qu'un remboursement à hauteur de 75€ maximum par an et par groupe à condition de respecter 3 conditions:

1. votre groupe doit avoir signé la convention
2. rentrez vos justificatifs de dépense à l'adresse volontariat@natagora.be en mettant en copie l'adresse officielle de votre groupe
3. la dépense doit être au bénéfice du groupe ce qui se traduit, au choix :
   1. par le fait que l'identifiant (login) de l'outil doit être l'adresse email du groupe
   2. l'identifiant (login) et le mot de passe sont partagés entre tous ses volontaires (mail à l'appui)

Commençons par l'évidence : un outil doit répondre à un besoin de groupe. Assurez-vous qu'une large majorité ait accès à un ordinateur avec micro et webcam (ou un smartphone) ainsi qu'une connexion internet.

Il convient premièrement de se demander quel est le besoin prioritaire du groupe :

• organiser un webinaire? BlueJeans, Zoom (*), ...
• organiser des réunions en visio? Zoom, Jitsi, Teams, Skype, Messenger, Discord, ...
• assurer l'archivage des documents utiles au sein du groupe ? Google Drive, l'équivalent en open source, DropBox, ...
• organiser les discussions sur différents sujets dans des espaces séparés ? Discourse (**), SamePage, Trello, ...
• échanger par écrit sur un espace commun ? WhatsApp, Messenger, SnapChat

_{(*) Si vous utilisez Zoom, pourquoi ne pas utiliser nos fonds d'écran Natagora? 
(**) Si l'outil Discourse vous intéresse veuillez contacter volontariat@natagora.be. Nous proposons un espace dédié sur l'outil à tous les groupes qui en font la demande depuis quelques mois.}

La deuxième question c'est le nombre d'utilisateurs : 5, 10, 20, 50, 100 ? En fonction vous n'aurez peut-être pas besoin de débourser le moindre euro car une version gratuite pourrait vous suffire. À l'inverse, peut-être que l'outil que vous envisagez de tester ne suffira pas dans sa version gratuite au vu du nombre d'utilisateurs prévus.

Enfin, chaque outil propose quelques fonctionnalités mais a ses limites :

• certains exigent que chaque utilisateur ait un compte, d'autres non
• certains permettent des fonctionnalités de modération (admission, dés/activation du son/de la vidéo)
• certains permettent de partager un écran
• certains exigent l'installation d'une application dédiée, d'autres se contentent d'un accès via un site web
• certains nécessite d'avoir un numéro de téléphone associé (WhatsApp)
• certains fixent une limite au nombre d'utilisateurs (comme évoqué ci-dessus)
• certains s'insèrent dans une version émancipatrice et collective du net (les outils dit "open source" par opposition aux logiciels dits "propriétaires")
• certains sont gratuits d'autre non. Attention, ça n'est pas une règle absolue mais généralement les solutions gratuites sont de moins bonne qualité (ce qui n'est pas un critère excluant pour autant que vos besoins soient satisfaits)

En cherchant un peu, selon votre intérêt, vous trouverez des guides comparatifs comme celui-ci. De façon générale nous vous recommandons de tester la version gratuite d'un outil (si elle existe) avant de l'adopter définitivement!

Nous espérons par ce soutien que, même hors pandémie, le virtuel puisse venir compléter (et non pas se substituer à) vos pratiques et puisse résoudre des problèmes de mobilité que vous pourriez rencontrer en temps normal.

Par ailleurs si vous découvrez de chouettes outils nous sommes curieux de les découvrir, n'hésitez pas à nous partager vos astuces.