Quelle est la politique de Natagora au sujet du remboursement des frais des volontaires?

Il s’agit de frais personnels que le volontaire supporte dans le cadre de son activité de volontariat tels que :

• les frais de déplacement effectués avec son véhicule propre (voiture, vélo) ou au moyen d’un transport public (train, tram, bus) entre son domicile et le lieu où les activités sont organisées ou vers un endroit où le volontaire doit se rendre (journée de formation, conférence, etc.)
• les frais de séjour (boisson, repas) si l’activité se déroule pendant toute une journée ou couvre des heures de repas
• des menus frais administratifs pour des travaux effectués à domicile pour le compte de l’organisation (téléphone, usage d’une imprimante, d’un PC, etc.).

Le remboursement de ces frais n’est PAS prévu par Natagora asbl.
Exceptionnellement, ces frais peuvent être remboursés dans la mesure où une personne ayant habilité pour (directeur, responsable de projet), a préalablement marqué son accord. Attention un document spécifique doit être remis à la comptabilité et aux personnes concernées. 

Au sein d’une Régionale Natagora, Commission de Gestion, Pôle Aves, d’un Groupe de Travail ou de tout groupe ayant un budget propre, c’est le groupe qui décide préalablement si ces frais sont remboursés avec le budget du groupe. Ici aussi un document spécifique doit rentrer dans la comptabilité du groupe.

Dans ce cas, il existe deux possibilités :

• Le remboursement de frais réels s’effectue sur la base de pièces justificatives comptabilisées par l’organisation, accompagnées des preuves de paiement. Dans ce cas : pas de limite imposée – pas de cotisations sociales à payer – pas de déclaration à l’impôt des personnes physiques, ni comme revenus, ni comme frais réels.
• Le remboursement par indemnités forfaitaires est fonction du nombre de jours de prestation du volontaire. Deux plafonds limites sont imposés légalement sur des bases journalière et annuelle. Pour 2023: plafond journalier : 40,67 € - plafond annuel : 1.626,77 €. Ces montants se rapportent à la totalité des activités de volontariat prestées par une personne pendant une année calendrier dans une ou plusieurs organisations. Si ces 2 limites sont respectées : pas de cotisations sociales à payer – pas de déclaration à l’impôt des personnes physiques, ni comme revenus, ni comme frais réels.

Le remboursement des frais de déplacement peut entrer soit dans le système des frais réels, soit dans le système des indemnités forfaitaires.

• pour les déplacements en transport en commun, il n’y a pas de forfait kilométrique. Le remboursement se fait sur base des justificatifs (titres de transport).
• avec un véhicule personnel : l’indemnité kilométrique octroyée par Natagora ne peut pas dépasser les plafonds maximums réglementairement autorisés :
  • Pour le déplacement en vélo, l’indemnité est de 0,27 €/km.
  • En voiture, moto, motocyclette : Les frais de déplacement sont généralement remboursés suivant les barèmes de l’État. Le montant du forfait kilométrique est indexé une fois par an (le 1er juillet). Il est actuellement fixé à 0,4161 €/km, jusqu’au 31 décembre 2023. On ne peut jamais dépasser les 2000 km par an.

Ces plafonds ne sont pas d’application si le volontaire est totalement indemnisé en frais réels.

La loi du 29 mai 2009 autorise le remboursement des frais de transport en cas de mission pourcompte de l’organisation jusqu’à maximum 2000 kms réellement parcourus, par an, par volontaire. Les frais « hors mission » sont couverts par l’indemnité forfaitaire.

La rémunération de certains volontaires, dans le cadre de balades ou de visites guidées, ne rentre pas dans le cadre du volontariat au sein de notre association contrairement au fait de tenir un stand, organiser une conférence ou un chantier de gestion… Si elles ont lieu, suite à un accord préalable, ces rémunérations doivent être déclarées à l’impôt des personnes physiques. Par définition, un volontaire est une personne qui donne son temps gratuitement, c’est à dire sans être rémunérée. Les indemnités forfaitaires ou les frais réels ne peuvent être considérées comme des rémunérations.

• Les administrateurs ne reçoivent pas de jeton de présence : c’est un mandat gratuit.
• Tout autre système visant à délivrer une quelconque somme d’argent à une personne volontaire au sein de nos associations n’est simplement pas envisageable ou légale.