Comment organiser une activité ?

Que vous l'appeliez "balade", "guidance" ou "visite guidée", nous recommandons  :

• d'avoir les autorisations d’accès pour visiter le site
• si possible, de connaître le type de public ciblé et le nombre de participants (préférer de fonctionner sur pré-inscription).
• de définir les sujets de la visite (en fonction du site visité et du public).
• d'acquérir les connaissances liées aux sujets de la visite si vous ne les maîtrisez pas.
• de définir un itinéraire adapté à votre public et accessible à tous (max. 4-5 km pour 2 heures).
• de préférer un itinéraire en boucle (évitez de revenir sur vos pas).
• de définir les points d’arrêt, d’animations, de jeux sur cet itinéraire.
• de définir le (ou les) style(s) de l’animation (exposé, jeux, interactivité avec le public…).
• de prévoir du matériel d’animation si nécessaire (farde avec photos, guides, boîtes loupes…).

Lors de la visite guidée, nous vous invitons à :

• arriver à l’avance pour éviter le stress et sympathiser avec les participants.
• attendre le quart d’heure académique avant de commencer la balade.
• vous présenter en début de balade et « régler » les modalités éventuelles (payement).
• être le meneur ou la meneuse du groupe (parler fort et clair, se tenir droit, indiquer les arrêts…).
• vous adresser à l’entièreté du groupe : groupe en cercle avant de parler, croiser tous les regards.
• savoir dire « je ne sais pas » plutôt que d’inventer (vous n’êtes pas une encyclopédie).
• ne pas lasser votre public (éviter les noms latins, les longs discours).
• être attenti·f·ve à votre public et à ses réactions (et vous adapter en fonction).
• respecter le timing prévu.
• avoir une petite trousse de secours (animations avec des enfants).
• en fin de visite : remercier son public, distribuer de la doc, proposer de devenir membre et/ou volontaire, proposer l'inscription à une newsletter, échanger les coordonnées…

Lors d’une animation scolaire, nous recommandons fortement de :

• s’entretenir à l’avance avec le professeur et préciser ensemble les modalités de l’animation.
• exiger du professeur de tenir la discipline de sa classe.
• ne pas hésiter à interpeller le professeur si vous perdez le contrôle de la classe.
• préférer des animations « actives « (jeux, dessins, maquettes) plutôt que des passives (discours).
• penser à intégrer l’interruption liée à la récréation dans l’animation.
• régler, avant ou après l’animation, les modalités pratiques avec le professeur (payement…).
• appliquer à la lettre le proverbe « Une main de fer dans un gant de velours ».
• « être dans le coup » (références à une vedette, un dessin animé, une chanson à la mode).

Quelques exemples d’animations actives :

• Technique de la représentation à l’aide de dessins, de maquettes…
• Technique de l’interpellation : « Faites réfléchir le public en lui posant des questions »
• Technique des cinq sens « Stimulez les sens du toucher, du goûter…
• Technique de la contemplation : « Regardez, écoutez sans parler « (mettre en avant les émotions)
• Technique du jeu de rôles : « Mettre en action le public qui interprète un animal, une plante… »

N'hésitez pas non plus à faire appel à nos équipes professionnelles si vous déclinez une proposition:

• notre département Education : animations@natagora.be
• notre partenaire privilégié Jeunes & Nature : info@jeunesetnature.be 
• le projet Nature pour Tous : https://www.natagora.be/nature-pour-tous

• Pour sensibiliser le grand public en faisant connaître l’association, votre groupe de volontaires ainsi que nos actions.
• Pour recruter des nouveaux volontaires qui seront actifs dans votre groupe
• Pour recruter des nouveaux membres soutenant notre action

Tous les stands ne seront pas identiques, selon le lieu ; extérieur/ intérieur, l’organisateur de l’évènement, le nombre de moyens disponibles, de forces vives disponibles etc…

Souvent selon l’identité de l’organisateur, la commune, la région, une autre association, l’association Natagora, la régionale, les groupes locaux... l’investissement varie.

Pour les événements organisés par d’autres intervenants ; les communes, autres association…, la promotion est prise en charge par l’organisateur. Bien souvent, il vous suffit de participer à la distribution de certains folders ou autres support de communication.

Lorsque vous êtes l’organisateur, la promotion de l’événement est ca-pi-tale!

La première étape lorsque vous organisez une balade, un chantier de gestion ou tout autre événement est de l'annoncer dans l'agenda de Natagora. En plus de la visibilité, ceci vous permet d'être courvert·e niveau assurances.

Ensuite, lors de la réalisation de vos documents de promotion, leaflet, affiches…, assurez-vous de bien utiliser la charte graphique Natagora reprise dans le guide de la communication de l'association. Ce guide définit les règles d’utilisation des logos et propose des nouveaux modèles de documents (Word, Powerpoint…).

Ensuite, veuillez garder en tête qu'il ne faut pas avoir peur d'en faire trop. Nous encourageons nos volontaires à promouvoir leurs activités à travers les médias locaux (gazette, radio, journaux, etc.), souvent plus efficaces car mieux ancrés sur un territoire !

Notre département Communication a rassemblé un tas de bons conseils dans un Guide de la communication à destination des volontaireset, au-delà, vous pouvez considérer l'idée d'utiliser des "Agendas externes : collaborer et gagner en visibilité".

• Contact : Service Agenda - agenda@natagora.be
• Contact : Département Commnication de l'association - commu-volontaires@natagora.be

Pour affilier une personne qui souhaite devenir membre de Natagora lors d’une activité (salons, activités nature, balades, chantiers de gestion …), vous disposez de mandats de domiciliation européenne. Ces formulaires offrent deux possibilités qui offrent un avantage au nouveau membre : le colis de bienvenue ou « Welcome bag ». Ce colis est distribué le jour de la signature lors du dialogue direct. Il n’est pas envoyé par la poste pour des raisons de logistique et de coût.

Les mandats de domiciliation ainsi que les Welcome bags peuvent être obtenus sur simple demande au Service membres de Natagora à Namur.

Au delà de l'intérêt global de recruter des membres soutenant l'association, il est toujours intéressant pour les régionales de recruter des membres ce qui rapporte une rétrocession au groupe par membre ainsi qu'une "prime" annuelle fixe.

Le paiement par domiciliation

En signant le mandat de domiciliation, le membre autorise Natagora à effectuer les prélèvements mensuels ou annuels de la cotisation auprès de sa banque. Nous privilégions cette option car elle réduit sensiblement nos coûts administratifs. Ce sont des moyens supplémentaires que nous pouvons consacrer entièrement à la nature. Le membre peut adapter ou renoncer à sa domiciliation à tout moment.

Deux feuillets composent ce formulaire. L’original sera remis au Service membres dans les meilleurs délais, complété de manière lisible et contenant toutes les informations indispensables. La copie jaune, faisant office de contrat, est remise au nouveau membre. 

Ce mode de paiement nécessite quelques explications préalables afin de s’assurer que l’avis de domiciliation est correctement rempli.

Si vous souhaitez recevoir une formation de quelques heures pour vous aider à faire des membres, contactez-nous en précisant le groupe de volontaires auquel vous appartenez. Nous avons déjà organisé plusieurs formations en soirée. Nous sommes ouverts à la possibilité de réitérer l'expérience mais de préférence lorsque plusieurs groupes participent à la formation : d'une part notre temps est mieux rentabilisé et d'autre part l'échange d'expérience est souvent très intéressant !

Le paiement en liquide

Il est possible de payer le montant total de la cotisation en liquide. Le mandat de domiciliation est prévu pour recueillir les coordonnées du nouveau membre. Dans ce cas, le membre ne peut pas bénéficier de la facilité de paiement récurrent mensuel.

Et en dehors des stands ?

Le virement bancaire

Cette possibilité a le désavantage, pour le membre et pour Natagora, de nécessiter chaque année des démarches de renouvellement, avec les coûts que cela comporte.

• Compte : BE84 0682 3308 4559 (BIC : GKCCBEBB) de Natagora.
• Communication : "cotisation membre"

Le dépliant « Devenez membre »

Lorsque vous ne disposez ni de formulaire de domiciliation ni de Welcome Bag, il vous est toujours loisible de remettre le dépliant « Devenez membre » que la personne pourra remplir chez elle et renvoyer au Service membres. Le Welcome bag ne sera pas offert pour des raisons de logistique et de coût. 

Le site internet

Le futur membre peut également se rendre sur notre site internet et trouver toutes les autres options possibles : http://www.natagora.be/membre.

Les personnes se faisant membre à partir du site web d'une régionale génerent automatiquement la rétrocession depuis 2021 et la mise à jour des sites web des volontaires.

Contact : membre@natagora.be

Oui!

Pour chaque évènement, il est important qu’une personne soit désignée pour faciliter l’organisation. Elle veillera à s’assurer qu’il y aura les personnes nécessaires pour :

• La prise en charge et transport du matériel
• Le montage du stand et démontage
• La tenue du stand (attention il est toujours plus convivial d’être à plusieurs, min. 2 personnes)
• Le retour du matériel

Contact : le département Volontariat - volontariat@natagora.be

Vêtements

Pour les personnes qui tiennent le stand, il est souhaitable de porter un T-shirt ou un kway Natagora. Dans la mesure des stocks disponibles au secrétariat de Namur. 

Lire l'article dédié : Des vêtements Natagora pour améliorer notre visibilité

Du matériel pour vos stands

Depuis l'été 2019, Natagora fournit à ses groupes locaux (régionale et pôles) des visuels destinés à améliorer leur visibilité sur les stands. Il y a aussi quelques tonnelles à votre disposition (à la demande).

Demande du matériel de stand : De nouveaux supports visuels pour vos stands !

Supports de communication

Différents prospectus, brochures et feuillets et d’autres prospectus diversifiés sont disponibles aux bureaux de Bruxelles, Namur et Liège. 

Faire une demande de brochures : Réserver des publications Natagora

De façon générale.. pensez à faire un tour sur la section "Le matériel" du site :)

Prendre des photos lors d'événements est un excellent moyen de capturer des moments spéciaux et de créer des souvenirs durables. Une question qui revient souvent : comment photographier, filmer vos activités, événements, etc puis utiliser ces images pour faire le rapport ou la promo de vos activités, en respectant le droit à l'image des participants.

Il est présumé que votre consentement implicite a été donné lorsque vous apparaissez sur des photos prises dans des lieux publics (parcs, expositions, …).

Lorsque vous ou d’autres personnes apparaissez en tant qu’éléments secondaires sur une photo ou une vidéo prise dans un lieu public (par exemple une photo d'un monument, d’une exposition…), on considère alors en principe que votre accord pour l'utilisation ultérieure de cette photo ou vidéo n'est pas requis. Le même principe s’applique également pour des images de « foule » ne permettant pas d’identifier une personne de manière spécifique.

Pour en savoir plus : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/professionnel/themes/le-droit-a-l-image

Si vous n'êtes pas dans ces cas (foule, manifestation, lieu public, ...) il faut obtenir l'accord des personnes pour diffuser leur image 

Pour ce faire, le département Communication de Natagora imagine deux moyens :

1. demander une autorisation une fois pour toutes;
   exemple : à l'inscription aux formations, signaler que lors des cours et TP des photos seront prises et peut-être diffusées par Natagora dans le cadre de la promotion de ses activités (inspirez-vous du modèle ci-joint). Si les personnes refusent, c'est de leur responsabilité de le signaler à l'organisateur/photographe de chaque TP.

2. demander une autorisation au coup par coup; au début de l'activité ou si vous avez fait une bonne photo sur un stand. Si ce sont des enfants, il faut l'autorisation d'un parent. Si vous prévoyez une activité avec un groupe, vous pouvez faire circuler la demande d'autorisation avant ou après l'activité.
   Utilisez le même modèle qu'au point 1, en le personnalisant si utile pour vous.

Dans tous les cas, rassurez les gens, leur image ne servira à personne d'autre que Natagora et ses actions vertueuses et sympathiques 😉