Comment Natagora s'adapte au coronavirus?

(dernière mise à jour : 27 octobre 2020)

Dans le cadre de la crise sanitaire que nous traversons, nous avons reçu des instructions de nos responsables politiques. Nous sommes désormais en mesure de fournir à nos volontaires un cadre clair pour déterminer l'organisation de leurs activités.

Pour comprendre la logique derrière les trois documents de référence sont :

  1. Mesures sanitaires à appliquer dans les secteurs de la culture et de la jeunesse
  2. Protocole de base des secteurs culturels répondant à la FWB
  3. Les règles liées au niveau d'alerte 4 restent d'application de façon plus générale (notamment par rapport aux heures de couvre-feu)

Partant de là nous avons adapté ces mesures pour qu'elles collent à la réalité de Natagora. Les voici résumées.

À Bruxelles

C'est un coup dur pour nos volontaires bruxellois, toutes les activités sont strictement interdites jusqu'à nouvel ordre. La mesure a le mérite d'être claire et facile à appliquer.

Nous vous recommandons de saisir l'occasion pour investiguer les outils de communication virtuels (forum, visioconférence, observations.be, réseaux sociaux, etc.) afin de garder un lien même imparfait entre vous et avec votre public. Nous comprenons que cela constitue rarement un objectif prioritaire en temps normal, alors pourquoi ne pas en profiter?

En Wallonie

La région Wallonne est plus permissive sur son territoire. Les activités sont donc autorisées à condition de respecter certaines mesures.

1. Activités à l’extérieur

Natagora n'autorise désormais plus que les activités organisées à l'extérieur jusqu'à nouvel ordre. La belle saison est derrière nous, c'est un fait. Cependant nous avons la chance d'être une association dont l'objet se trouve principalement à l'extérieur, profitons-en !

2. Respecter les règles d'hygiène :

  • port du masque sur la bouche et le nez pour toute personne de plus de 12 ans ;
  • 1,5 mètre entre chaque individu assis ET en mouvement ;
  • nettoyage régulier des mains (probablement avec du gel en extérieur) ;
  • rester chez soi si on est malade ou si on présente des symptômes ;
  • éternuer dans son coude ;
  • utiliser des mouchoirs à usage unique ;
  • des précautions supplémentaires sont prises pour les personnes à risque/vulnérables ;

3. Communication

La communication joue un rôle très important dans le déroulement sécurisé des activités. C’est un point important pour un accueil serein du public. Il est important d'informer clairement toutes les parties concernées (participants, accompagnants, personnel d’encadrement, ...) sur : 

  • les conditions de participation (inscription, organisation des groupes, ...); 
  • les mesures de sécurité générales et spécifiques, tant avant, pendant qu’après les activités ; 
  • les engagements concrets sur ce qui se passe si quelqu’un tombe malade après une participation à une activité. 

CONSEIL: Il existe déjà de nombreux supports de communication (fédéraux, francophones, etc.) qui peuvent être utilisés.

4. Protocole interne

La présente page fera désormais office de protocole interne qu'il est désormais obligatoire d'adopter.

Ce protocole est important comme :

  • document de base pour préparer chaque activité/événement; 
  • guide pour l'organisateur, l'animateur et le participant;
  • preuve pour le pouvoir communal que l’activité a lieu selon les règles de sécurité ;

5. Point de contact CORONA

 

"Chaque opérateur culturel désigne un point de contact (personne physique) qui assure le suivi des mesures de sécurité avant et après les activités. Le point de contact de l’organisation est publié sur le site web de l’opérateur, de manière à ce que les centres de contact puissent les contacter pour le traçage."

 

Nous demandons donc à toute personne proposant une activité dans notre agenda (ou non) d'y mentionner un point de contact (ce qui est a priori déjà le cas).

6. Inscriptions et feuilles de présence

Nous recommandons fortement de prévoir un système d'inscriptions en amont de l'événement ainsi qu'une liste de présences le jour-même.

Pourquoi un système d'inscription préalable?

  1. Vous êtes victime de votre succès et vous avez trop d'inscrits ? (voir chapitre suivant)  vous pouvez les informer que le nombre maximum est atteint et leur éviter un déplacement inutile.
  2. D'expérience, de façon générale les personnes qui s'inscrivent sont mieux responsabilisées quant à leur présence le jour-J.
  3. À l'inverse, si malheureusement trop peu de personnes s'inscrivent pour justifier la tenue de l'événement à votre goût, vous pourrez facilement les prévenir d'une éventuelle annulation.
  4. Enfin, plus important encore, une inscription permet d'engager les participants à informer le point de contact en cas de contamination avérée a posteriori (voir point suivant)

Pourquoi une liste de présence le jour-même ?

  1. Si vous avez fonctionné avec une inscription préalable vous pouvez partir de cette liste et -oui, c'est un peu scolaire- faire la liste des présences le jour-même sans trop d'efforts supplémentaires.
  2. Cette liste sera utile pour rapidement avoir les coordonnées d'une personne si vous souhaitez la contacter a posteriori. Nous pensons ici à la possibilité d'un cas de COVID confirmé mais, plus généralement, si vous organisez une prochaine activité similaire peut-être souhaiterez vous avertir le public conquis? C'est d'ailleurs un des conseils de notre guide de la communication. Veuillez aussi respecter le RGPD dans l'utilisation des données à caractère personnel.

Il vous appartient de conserver ces documents durant au moins deux semaines.

Que faire si, après votre événement, vous apprenez qu'au moins un cas positif était présent ce jour-là?

  • Contactez les personnes présentes ce jour-là et annoncez-leur l'information;
  • Rappelez la date et le lieu de l'activité;
  • Ne mentionnez pas le nom de la ou des personnes contaminées (vie privée);
  • Invitez-les à prendre contact avec leur médecin traitant et à consulter le site de référence https://www.info-coronavirus.be/fr/ pour déterminer la marche à suivre;
  • Employez un ton neutre : les mesures mises en place ici sont sensées protéger les participant·e·s;

Document d'aide à la décision :

 

 

 

7. Nombre maximum de participant·e·s

 

"Les activités collectives dans un contexte organisé, notamment par une association, sont autorisées par groupe de 50 personnes. "

 

Cela a le mérite d'être clair. Nous vous recommandons cependant de ne pas essayer de coller au maximum à tout prix. Pour une guidance ou un chantier de gestion agréable n'oubliez que vous aurez votre masque ce qui vous obligera à parler un peu plus fort sans compter la distance à faire respecter entre les participant·e·s!

 

Évolution au gré de la situation sanitaire

Nous essayons d'adapter notre métier à la situation actuelle. Il restera probablement l'une ou l'autre question en suspens que nous vous invitons à nous partager à l'adresse volontariat(at)natagora.be et nous essayerons d'y répondre de notre mieux.

Nous vous remercions pour votre compréhension et votre collaboration durant cette période perturbée.

Prenez soin de vous et de vos proches, nous avons hâte de vous retrouver en bonne santé.