Guide > En pratique > Comment organiser une activité ?

Etre animateur, cela ne s’improvise pas ! Pour vous donner toutes les chances de réaliser une animation dans les meilleures conditions, voici quelques conseils à appliquer sans modération. La matière est importante mais la façon de la présenter l’est tout autant.

Si vous organisez des chantiers de gestion, nous vous recommandons la lecture du petit guide "1001 idées pour une gestion réussie".

Nous nous proposons de répondre à quelques questions sur la même thématique :


Comment organiser une visite ?

Pour organiser une visite guidée, nous recommandons de :

  • Avoir les autorisations d’accès pour visiter le site.
  • Si possible, connaître le type de public ciblé et le nombre de participants (préférer de fonctionner sur pré-inscription).
  • Définir les sujets de la visite (en fonction du site visité et du public).
  • Acquérir les connaissances liées aux sujets de la visite si vous ne les maîtrisez pas.
  • Définir un itinéraire adapté à votre public et accessible à tous (max. 4-5 km pour 2 heures).
  • Préférer un itinéraire en boucle (évitez de revenir sur vos pas).
  • Définir les points d’arrêt, d’animations, de jeux sur cet itinéraire.
  • Définir le (ou les) style(s) de l’animation (exposé, jeux, interactivité avec le public…).
  • Prévoir du matériel d’animation si nécessaire (farde avec photos, guides, boîtes loupes…).

Lors de la visite guidée, nous vous invitons à :

  • Arriver à l’avance pour éviter le stress et sympathiser avec les participants.
  • Attendre le quart d’heure académique avant de commencer la balade.
  • Vous présenter en début de balade et « régler » les modalités éventuelles (payement).
  • Etre le meneur du groupe (parler fort et clair, se tenir droit, indiquer les arrêts…).
  • S’adresser à l’entièreté du groupe : groupe en cercle avant de parler, croiser tous les regards.
  • Savoir dire « je ne sais pas » plutôt que d’inventer (vous n’êtes pas une encyclopédie).
  • Ne pas lasser votre public (éviter les noms latins, les longs discours).
  • Etre attentif à votre public et à ses réactions (et vous adapter en fonction).
  • Respecter le timing prévu.
  • Avoir une petite trousse de secours (animations avec des enfants).
  • En fin de visite : remercier son public, distribuer de la doc, proposer de devenir membre/volontaire, proposer l'inscription à une newsletter, échanger les coordonnées…

Comment organiser une animation scolaire ?

Lors d’une animation scolaire, nous recommandons fortement de :

  • s’entretenir à l’avance avec le professeur et préciser ensemble les modalités de l’animation.
  • exiger du professeur de tenir la discipline de sa classe.
  • ne pas hésiter à interpeller le professeur si vous perdez le contrôle de la classe.
  • préférer des animations « actives « (jeux, dessins, maquettes) plutôt que des passives (discours).
  • penser à intégrer l’interruption liée à la récréation dans l’animation.
  • régler, avant ou après l’animation, les modalités pratiques avec le professeur (payement…).
  • appliquer à la lettre le proverbe « Une main de fer dans un gant de velours ».
  • « être dans le coup » (références à une vedette, un dessin animé, une chanson à la mode).

Quelques exemples d’animations actives :

  • Technique de la représentation à l’aide de dessins, de maquettes…
  • Technique de l’interpellation : « Faites réfléchir le public en lui posant des questions »
  • Technique des cinq sens « Stimulez les sens du toucher, du goûter…
  • Technique de la contemplation : « Regardez, écoutez sans parler « (mettre en avant les émotions)
  • Technique du jeu de rôles : « Mettre en action le public qui interprète un animal, une plante… »

Pourquoi tenir un stand Natagora ?

  • Pour sensibiliser le grand public en faisant connaître l’association, votre groupe de volontaires ainsi que nos actions.
  • Pour recruter des nouveaux membres soutenant notre action
  • Pour recruter des nouveaux volontaires qui seront actifs dans votre groupe

Tous les stands ne seront pas identiques, selon le lieu ; extérieur/ intérieur, l’organisateur de l’évènement, le nombre de moyens disponibles, de forces vives disponibles etc…

Souvent selon l’identité de l’organisateur, la commune, la région, une autre association, l’association Natagora, la régionale, les groupes locaux... l’investissement varie.

Comment promouvoir votre événement ?

Pour les événements organisés par d’autres intervenants ; les communes, autres association…, la promotion est prise en charge par l’organisateur. Bien souvent, il vous suffit de participer à la distribution de certains folders ou autres support de communication.

Lorsque vous êtes l’organisateur, la promotion de l’événement est très ca-pi-tale!

Tout d’abord lors de la réalisation de vos documents de promotion, leaflet, affiches…, assurez-vous de bien utiliser la charte graphique Natagora reprise dans le guide de la communication Natagora que vous pouvez consulter à l'adresse http://www.natagora.be/guidecom. Ce guide définit les règles d’utilisation des logos et propose des nouveaux modèles de documents (Word, Powerpoint…). Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez contacter : Mathieu Gillet, notre infographiste mathieu.gillet(at)natagora.be.

Ensuite, veuillez garder en tête qu'il ne faut pas avoir peur d'en faire trop. Nous encourageons nos volontaires à promouvoir leurs activités à travers les médias locaux (gazette, radio, journaux, etc.), souvent plus efficaces car mieux ancrés sur un territoire !

Vous souhaitez coller des affiches localement ?

Des affiches A2 (40 x 60 cm) « Une activité Natagora », dans lesquelles vous collez une feuille A4 qui annonce l’événement, sont disponibles au secrétariat de Namur et Liège !

Vous souhaitez faire paraître l’événement dans l’Agenda Natagora ?

Natagora dispose de deux agenda : une version papier et une version en ligne (http://www.natagora.be/agenda). Ces deux espaces sont mis à votre disposition pour améliorer votre visibilité. Depuis le 15 mai 2017 le système a été mis à jour : tout savoir sur le nouveau formulaire d'encodage.

Attention à la date limite de notification pour l’impression. Si la date limite de notification est dépassée pour l’impression, votre activité sera reprise uniquement dans l’agenda en ligne.

Contact : Service Agenda agenda(at)natagora.be

Comment recruter des membres lors d’un événement ?

Vous trouverez des informations générales sur les membres dans le chapitre "S'engager et participer"

Pour affilier une personne qui souhaite devenir membre de Natagora lors d’une activité (salons, activités nature, balades, chantiers de gestion …), vous disposez de mandats de domiciliation européenne. Ces formulaires offrent deux possibilités qui offrent un avantage au nouveau membre : le colis de bienvenue ou « Welcome bag ». Ce colis est distribué le jour de la signature lors du dialogue direct. Il n’est pas envoyé par la poste pour des raisons de logistique et de coût.

Les mandats de domiciliation ainsi que les Welcome bags peuvent être obtenus sur simple demande au Service membres de Natagora à Namur.

Le paiement par domiciliation

En signant le mandat de domiciliation, le membre autorise Natagora à effectuer les prélèvements mensuels ou annuels de la cotisation auprès de sa banque. Nous privilégions cette option car elle réduit sensiblement nos coûts administratifs. Ce sont des moyens supplémentaires que nous pouvons consacrer entièrement à la nature. Le membre peut adapter ou renoncer à sa domiciliation à tout moment.

Deux feuillets composent ce formulaire. L’original sera remis au Service membres dans les meilleurs délais, complété de manière lisible et contenant toutes les informations indispensables. La copie jaune, faisant office de contrat, est remise au nouveau membre. 

Ce mode de paiement nécessite quelques explications préalables afin de s’assurer que l’avis de domiciliation est correctement rempli.

Le paiement en liquide

Il est possible de payer le montant total de la cotisation en liquide. Le mandat de domiciliation est prévu pour recueillir les coordonnées du nouveau membre. Dans ce cas, le membre ne peut pas bénéficier de la facilité de paiement récurrent mensuel.

Et en dehors des stands ?

Le virement bancaire

Cette possibilité a le désavantage, pour le membre et pour Natagora, de nécessiter chaque année des démarches de renouvellement, avec les coûts que cela comporte.

Compte BE84 0682 3308 4559 (BIC : GKCCBEBB) de Natagora.

Communication : cotisation membre

Le dépliant « Devenez membre »

Lorsque vous ne disposez ni de formulaire de domiciliation ni de WB, il vous est toujours loisible de remettre le dépliant « Devenez membre » que la personne pourra remplir chez elle et renvoyer au Service membres. Le Welcome bag ne sera pas offert pour des raisons de logistique et de coût. 

Le site internet

Le futur membre peut également se rendre sur notre site internet et trouver toutes les autres options possibles : http://www.natagora.be/membre.

Contact : membre(at)natagora.be 

Y a-t-il du matériel mis à la disposition des volontaires ?

Oui!

Pour chaque évènement, il est important qu’un coordinateur soit nommé pour faciliter l’organisation. Il veillera à s’assurer qu’il y aura les personnes nécessaires pour :

  • La prise en charge et transport du matériel
  • Le montage du stand et démontage
  • La tenue du stand (attention il est toujours plus convivial d’être à plusieurs, min. 2 personnes)
  • Le retour du matériel

Contact : le département Volontariat - volontariat(at)natagora.be 

Vêtements

Pour les personnes qui tiennent le stand, il est souhaitable de porter un T-shirt ou une vareuse Natagora. Dans la mesure des stocks disponibles au secrétariat de Namur. Une grande commande groupée est par ailleurs organisée du 26 mai 2017 au 5 juillet 2017 à l'occasion du renouvellement de notre gamme vestimentaire.

Tonnelles

Quatre tonnelles sont à votre disposition au bureau de Bruxelles. Vous trouverez toute la procédure simplifiée en détail sur le lien suivant : http://www.natagora.be/index.php?id=3959

Drapeaux Natagora

Il s’agit d’une toile horizontale 210 cm x 70cm avec anneaux d’accrochage sur le pourtour. Chaque Régionale devrait être en possession d’au moins une banderole fournie par le secrétariat de Namur à stoker au sein de la régionale.

Badges d’identité

Vous avez la possibilité de vous procurer le gabarit pour réaliser des badges avec le logo de votre régionale au nom des organisateurs sur http://www.natagora.be/guidecom

Supports de communication

Différents prospectus, brochures et feuillets et d’autres prospectus diversifiés sont disponibles aux bureaux de Bruxelles, Namur et Liège. Contactez-nous !